In deel 1 van dit blog vertelde ik over mijn verbazing (of soms irritatie) waarop we moeiteloos onze verwachtingen kenbaar maken en hoe de duivelsdriehoek laat zien dat hoge kwaliteit, een snelle levertijd en een lage prijs maar zelden samen kunnen gaan. Had ik dat maar eerder geweten… In het tweede deel van dit blog ga ik verder in op mijn fout om altijd maar deze drie elementen te willen leveren aan mijn opdrachtgevers.

‘Even opleuken’

Vrijdagmiddag, 14.00 uur. Een gewone en drukke dag op het kantoor, maar het is bijna weekend. Lekker! De telefoon gaat en een opdrachtgever vraagt of ik nog tijd heb om een presentatie ‘even op te leuken’. Hij heeft een presentatie gemaakt voor een belangrijke meeting op maandag, maar de presentatie is niet wat het moet zijn. Hij wil graag goed voor de dag komen en weet dat ik er een presentatie met kwaliteit van kan maken waarmee hij vol vertrouwen de meeting in kan.

Ik open de PowerPoint die als bijlage is toegevoegd. Ik zie zo’n 30 slides met een witte achtergrond en enkel zwarte tekst… lappen zwarte tekst. De huisstijl is ver te zoeken en er is geen enkel visueel element gebruikt. Het ‘even opleuken’ van de presentatie gaat dus een flink karwei worden. Elke vezel in mijn lichaam maakt me duidelijk dat ik deze opdracht niet moet aannemen, maar de innerlijke perfectionist wint de discussie. De opdrachtgever heeft mij nu nodig en ik vind het fijn wanneer ik opdrachtgevers kan ontzorgen. Dat ik ze de rust kan geven dat het allemaal goed gaat komen. Dus ik spreek af dat ik dit weekend tijd zal maken om aan de presentatie te werken. De opdrachtgever is direct gerust gesteld en hangt tevreden op.

Wéér iemand teleurstellen

Zondagmiddag, 13.00 uur. Het is prachtig weer en ik zit te werken aan de presentatie. Er komt een appje binnen op mijn telefoon van een goede vriend. Of we zin hebben om een drankje te komen drinken. Direct ontstaat er een dilemma in mijn hoofd. Natuurlijk heb ik zin in een drankje en gezellig bijpraten, maar ik zit vast aan mijn deadline. Een acuut geval van schuldgevoel bekruipt me. Moet ik weer ‘nee’ zeggen? Hoe vaak ga ik daar nog mee wegkomen?

Mijn vriend (sorry, verloofde!) besluit wel te gaan. En gelijk heeft hij. Wanneer hij gaat roep ik hem nog na: “Als het meevalt en ik ben op tijd klaar, kom ik ook nog even.” Ik ga weer achter mijn laptop zitten, maar de productiviteit is weg. Dat ik vrienden weer teleur moet stellen zit me dwars en het schuldgevoel laat me niet los. Ik heb me weer eens in de nesten gewerkt.

Tijd voor verandering

Ik heb er nooit een probleem van gemaakt om ’s avonds of in het weekend te werken. Soms was het zelfs fijn. Bijwerken of vooruit werken, zonder telefoontjes of appjes. Daarnaast kreeg ik van het thuisfront alle ruimte om te doen wat ik moest doen. Niets stond mij dus in de weg om te werken wanneer ik wilde of wanneer het nodig was. Resultaat: Ik was zeven dagen per week aan het werk, week na week. Ik kreeg last van mijn schouders en nek, mijn humeur was niet altijd even goed, mijn sociale leven werd minder, ik ging slechter eten en soms maakte ik fouten. Toch bleef ik ermee doorgaan, want mijn opdrachtgevers waren belangrijk(er). Tot het moment dat ik voor het eerst in mijn leven migraine aanvallen kreeg. Niet soms, maar elke twee tot drie dagen. Eindelijk schudde mijn lichaam mij wakker. Dit kan zo niet langer.

Stap 1: ‘Nee’ leren zeggen

Het was tijd voor meer balans en dat begon met de eerste stap: ‘nee’ zeggen. ‘Een nee voor een ander is een ja voor jezelf’ werd mijn mantra. Dat wil overigens niet zeggen dat ik nu steeds ‘nee’ zeg. Soms kan ik iemand wel direct helpen, maar soms ook niet. Ik nuanceer het dan liever tot: “Ik wil je heel graag helpen, maar op dit moment gaat dat niet. Overmorgen heb ik wel ruimte en kan ik mij helemaal op jouw vraagstuk storten.” In de meeste gevallen kan een opdrachtgever zich hier prima in vinden. De meesten kiezen (gelukkig) toch liever voor kwaliteit dan voor snelheid.

Stap 2: Baas over mijn agenda worden

Deze toezegging kan ik natuurlijk alleen maar doen wanneer ik goed zicht heb op mijn planning. Dus stap twee was het aanbrengen van overzicht in mijn projectplanning. Ik plan meer tijd voor taken in mijn Outlook agenda en ik hou rekening met uitloop. Loop ik voor op mijn planning, dan werk ik vooruit. Lukt dat niet, dan hoef ik ook niemand teleur te stellen. Ik zoek nog naar een praktische digitale planner die bij mij past, zoals Microsoft Planner of Trello, maar ik ben weer baas over mijn eigen agenda aan het worden en ik werk minder in de avonden en in het weekend.

Stap 3: Aandacht voor mijn eigen welzijn en gezondheid

De derde stap die ik heb genomen was meer aandacht aan mijn eigen welzijn en gezondheid besteden. Want hoe kan ik voor een ander zorgen als ik zelf niet fit ben? Mijn fysiotherapeut heeft mijn schouders en nek losgemaakt en ik heb veel minder last van hoofdpijn. Ik probeer wat vaker tegen mezelf te zeggen dat ik best een avondje op de bank mag hangen en een Netflix serie mag kijken. Ook ben ik meer op mijn voeding gaan letten. Dat geeft meteen energie en ik nu al zit lekkerder in mijn vel. Bijkomend voordeel: in september pas ik nog beter in mijn trouwjurk. Extra motivatie dus!

Kwaliteit staat altijd ‘aan’

De duivelsdriehoek werkt dus twee kanten op: de verwachting van een opdrachtgever en de lat die je jezelf oplegt. Daarom is het belangrijk om die verwachtingen naar elkaar uit te spreken, zodat je samen een punt kunt vinden waarbij iedereen zich prettig voelt. Ik gebruik het model daarom nu ook bij nieuwe projecten. Wat mij betreft staat kwaliteit namelijk altijd ‘aan’, want ik wil geen half werk leveren. Maar zowel kwaliteit als tijd en prijs zijn subjectieve begrippen. Wat voor de één perfect, snel of betaalbaar is, is voor de ander niet goed genoeg, langzaam of duur. Daarom bespreek ik de verwachtingen en de omvang van het vraagstuk tijdens een intakegesprek. Lukt het om de elementen uit het model in de juiste verhouding te combineren? Dan neem ik de opdracht graag aan!

Wil je de duivelsdriehoek nog eens bekijken? Lees dan het blog ‘Dan maar geen kwaliteit (Deel 1)‘.